Sous la responsabilité du DGS, vous serez chargé d'effectuer des taches de secrétariat et accueil en mairie de Balbigny.
Vous serez amené à enregistrer des fiches d'intervention pour les services techniques, effectuer différentes tâches de frappe (courriers, tableaux simples...), de classement et archivage
Il est impératif de savoir utiliser Word, Excel, éventuellement power point.
Vous serez amené à travailler sur le logiciel métier cantine (JVS)
La personne devra assurer un lien entre les associations et la commune (quelques mails par an)
Vous devrez assurer les tâches d'accueil physique et téléphonique deux à trois demie journée par semaine
Vous serez amené à créer des flyer simples, quelques messages de communication
A ce poste vous devrez apporter les premières réponses sur les dossiers simples (prise de rdv pour les CI, certifications de signature, locations de salle...)
Secrétariat :
* Frappe de différents documents sous Word ou Excel
* Classement
* Archivage
Communication :
* Alimentation du site internet de la commune
* Communication avec les associations de la commune
Activités secondaires /Tâches associées
Gérer le courrier et diffuser l'information et la documentation
* Gérer le courrier
* Afficher et diffuser l'information
Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public * Accueillir le public sur place ou par téléphone avec amabilité
* Renseigner le public sur place ou par téléphone
Il s'agit d'un poste à temps complet jusqu'en mars 2022
Profil recherché Savoirs / Savoir-faire
* Maîtriser les techniques de communication
* Connaître et respecter les normes sanitaires
* Capacité d'initiative et de réaction dans la gestion des accueils
* Gestion des logiciels métiers (état civil, cimetière, site internet, ...)
Savoir-être
* Etre capable de suivre des processus logiques et méthodologiques dans son activité et de respecter des consignes orales ou écrites
* Faire preuve d'autonomie dans l'organisation de son travail
* Savoir travailler en équipe
* Savoir rendre compte de son intervention, oralement ou par écrit
* Etre soigneux, ponctuel et dynamique
* Faire preuve de discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve
* Avoir le sens du service public
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